Veri İşleme Sözleşmesi

Bu Sözleşme, Sesimo'nun hizmeti sunarken Veri Sorumlusu adına işlediği kişisel verilere uygulanır. Veri Sorumlusunun hesap, ekip ve faturalama verileri bu Sözleşmenin kapsamında değildir; bu verilerde Sesimo veri sorumlusudur ve KVKK Aydınlatma Metni uygulanır.

Taraflar, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") ve ilgili ikincil mevzuata uygun davranmayı kabul eder.

İşlemenin konusu

Veri Sorumlusunun bağladığı kanallardan gelen mesaj ve aramaların karşılanması, yapay zekâ ile yanıtlanması, gelen kutusunda yönetilmesi ve bunlara bağlı randevu, istek, müşteri kartı ve ödeme bağlantısı işlemleri.

İşlemenin süresi

Kullanım Koşulları kapsamındaki abonelik süresi ve bu Sözleşmenin "Sürenin Sona Ermesi" bölümündeki süreler.

İlgili kişi grupları

Veri Sorumlusunun müşterileri ve potansiyel müşterileri; Veri Sorumlusunun panelde kayıtlı çalışanları ve personeli.

Veri kategorileri

Ad, telefon, e-posta, kanal kullanıcı kimlikleri, mesaj içerikleri, sesli mesajlar ve yazıya dökümleri, arama kayıtları ve dökümleri (kayıt açıksa), randevu, istek ve ödeme bağlantısı kayıtları, müşteri notları ve etiketleri, konuşma özetleri, iletişim izni kayıtları.

Özel nitelikli veriler

Hizmet özel nitelikli veri toplamak için tasarlanmamıştır; ancak Son Müşteriler konuşmalarda bu tür verileri (ör. sağlık bilgisi) paylaşabilir.

• Son Müşterilerin kişisel verilerini işlemek için gerekli hukuki sebebe sahip olmak; gerekiyorsa açık rıza almak.
• Son Müşterileri KVKK md. 10 uyarınca aydınlatmak ve kendi aydınlatma metninde Sesimo'yu veri işleyen olarak belirtmek.
• Ticari elektronik ileti ve arama kampanyalarında 6563 sayılı Kanun ve İleti Yönetim Sistemi (İYS) yükümlülüklerini yerine getirmek.
• Özel nitelikli kişisel veri işleniyorsa KVKK md. 6'daki şartları ve Kurul'un belirlediği yeterli önlemleri sağlamak.
• Sesimo'ya verdiği işletme bilgilerinin ve talimatların hukuka uygun olmasını sağlamak.
• Gerekiyorsa Veri Sorumluları Siciline (VERBİS) kayıt yükümlülüğünü yerine getirmek.

• Kişisel verileri yalnız Veri Sorumlusunun talimatlarıyla işlemek. Talimatlar; Kullanım Koşulları, bu Sözleşme ve Veri Sorumlusunun panelde yaptığı ayarlardan (kanal, saklama süresi, asistan davranışı gibi) oluşur.
• Kişisel verileri hizmeti sunmak dışında bir amaçla kullanmamak; bu verilerle kendi yapay zekâ modelini eğitmemek.
• Verilere erişen çalışanlarının gizlilik yükümlülüğü altında olmasını sağlamak.
• Aşağıda açıklanan teknik ve idari tedbirleri uygulamak.
• Veri Sorumlusuna, ilgili kişi başvurularını yanıtlaması ve KVKK kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmesi için makul ölçüde yardımcı olmak.
• Bir talimatın mevzuata aykırı olduğunu düşünürse Veri Sorumlusunu bilgilendirmek.

Sesimo, hizmetin bugünkü sürümünde aşağıdaki tedbirleri uygular:

• Her kayıt işletme kimliğiyle ilişkilendirilir ve uygulama katmanında işletmeler arasında veri ayrımı yapılır.
• Kanal erişim anahtarları ve ödeme sağlayıcısı anahtarları veritabanında AES-256-GCM ile şifrelenmiş olarak saklanır.
• Kullanıcı parolaları geri döndürülemez biçimde özetlenerek (bcrypt) saklanır; iki adımlı doğrulama (TOTP) desteklenir.
• Panelde sahip, yönetici, temsilci ve salt okunur rolleriyle yetki ayrımı yapılır.
• Kişi silme, veri dışa aktarma, izin değişikliği ve faturalama gibi işlemler işlem kaydına yazılır.
• API anahtarları yalnız özetleriyle saklanır; işletme webhook'larına giden olaylar imzalanır, gelen platform bildirimlerinin imzası doğrulanır.
• Oturum çerezi tarayıcı betiklerinin erişemeyeceği şekilde (HttpOnly) ayarlanır.

[ALTYAPI GÜVENLİK TEDBİRLERİ — barındırma kararı sonrası eklenecek: ör. depolamada şifreleme, yedekleme, erişim denetimi, sızma testi]

Veri Sorumlusu, Sesimo'nun hizmeti sunmak için Alt İşleyenler sayfasında listelenen sağlayıcılardan yararlanmasına genel olarak izin verir. Sesimo, alt işleyenlerle bu Sözleşmedekilere denk veri koruma yükümlülükleri içeren sözleşmeler yapar: [ALT İŞLEYEN SÖZLEŞMELERİ — durum teyit edilecek].

Listeye yeni bir alt işleyen eklenmeden önce Veri Sorumlusu bilgilendirilir ([BİLDİRİM SÜRESİ — karar bekliyor]). Veri Sorumlusu haklı bir gerekçeyle itiraz ederse taraflar çözüm arar; çözüm bulunamazsa Veri Sorumlusu aboneliğini iptal edebilir.

Bazı alt işleyenler yurt dışında yerleşiktir veya verileri yurt dışında işler. Bu aktarımlar KVKK md. 9 kapsamında [YURT DIŞINA AKTARIM DAYANAĞI — karar bekliyor] ile yapılır. Verilerin saklandığı ana bölge: [VERİ KONUMU — karar bekliyor].

Hizmet, Veri Sorumlusunun ilgili kişi başvurularını kendi başına yanıtlayabilmesi için şu araçları sunar:

• Bir kişinin tüm verilerini makinece okunabilir dosya olarak indirme.
• Bir kişiyi; konuşmaları, mesajları, randevuları ve arama kayıtlarıyla birlikte kalıcı olarak silme. Yasal saklama yükümlülüğü nedeniyle ödeme bağlantısı kayıtları silinmez, kişiyle bağı koparılarak anonimleştirilir.
• Kişinin pazarlama ve arama izinlerini kaydetme ve değiştirme; bu değişikliklerin işlem kaydına yazılması.
• Konuşma ve ses kaydı saklama sürelerini belirleme (varsayılan: konuşmalar 24 ay (730 gün), ses kayıtları 90 gün).

Sesimo'ya doğrudan bir ilgili kişi başvurusu ulaşırsa Sesimo bu başvuruyu Veri Sorumlusuna iletir ve Veri Sorumlusunun talimatı olmadan başvuruyu kendisi yanıtlamaz.

Sesimo, Veri Sorumlusu adına işlediği kişisel verileri etkileyen bir ihlali öğrendiğinde Veri Sorumlusunu gecikmeksizin ve en geç [İHLAL BİLDİRİM SÜRESİ — karar bekliyor] içinde bilgilendirir. Bildirimde, o an bilinen ölçüde ihlalin niteliği, etkilenen veri kategorileri ve alınan önlemler yer alır.

Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na ve ilgili kişilere bildirim yükümlülüğü Veri Sorumlusuna aittir; Sesimo bu konuda makul ölçüde yardımcı olur.

Sesimo, bu Sözleşmeye uyumunu gösteren bilgileri Veri Sorumlusunun makul talebi üzerine paylaşır. Yerinde denetim koşulları: [DENETİM KOŞULLARI — karar bekliyor].

Veri Sorumlusu, abonelik süresince verilerinin tamamını panelin Ayarlar bölümünden dilediği zaman makinece okunabilir bir dosya olarak indirebilir.

Abonelik sona erdikten sonra veriler [HESAP KAPATMA SONRASI SİLME SÜRESİ — karar bekliyor] içinde silinir; yasal saklama yükümlülüğü bulunan kayıtlar bu yükümlülük süresince saklanır.

Tarafların bu Sözleşmeden doğan sorumluluğu Kullanım Koşulları'ndaki sorumluluk hükümlerine tabidir. Bu Sözleşme, abonelik sona erip veriler silinene kadar yürürlükte kalır.

Bu Sözleşmeye ilişkin yazışmalar için: kvkk@sesimo.com.tr.